REUNIÕES

As 13 piores atitudes em uma reunião e como lidar com elas

 1 Retardatário habitual

O que é: chegar sempre atrasado às reuniões.

Como lidar: A primeira sugestão do autor é começar na hora a reunião, sem esperar os “atrasadinhos”. “Depois da reunião, perguntar reservadamente por que a pessoa sempre se atrasa”, sugere Hawkins. Para quem costuma ser pontual, mas atrasou desta vez, indicar a leitura das anotações do grupo é uma forma de ajudar a pessoa a se atualizar sobre o que já foi debatido. Convocar quem tem o costume de não respeitar o horário de início para ser o facilitador da próxima reunião é uma alternativa para forçar a sua pontualidade, de acordo com o autor.

2 O disco quebrado

O que é: o costume de repetir pontos que já foram tratados

Como lidar: As anotações do grupo durante a reunião são a principal arma contra esse comportamento já que “provam” que o tema já foi tratado. Perguntar se há alguma novidade a ser acrescentada é a indicação do autor que também sugere lembrar o foco da reunião para evitar este tipo de atitude.

 3 Conversas paralelas

O que são: Cochichos ou conversas em voz alta entre dois ou mais membros.

Como lidar: No livro o autor afirma que as regras básicas de uma reunião devem ser estabelecidas previamente e com o consentimento de todos. E uma das principais deve ser a premissa de que apenas uma pessoa fala por vez. Portanto, conversas paralelas pedem que se reforce a importância desta regra básica. Outra forma de acabar com os ruídos é pedir que as pessoas compartilhem suas opiniões com todo o grupo. Se nada der certo, o organizador pode andar entre os presentes na sala. “Isso normalmente interrompe qualquer discussão”, indica.

4 As histórias dos tempos da guerra

O que são: episódios contados que podem ou não ter relação com o assunto. 

Como lidar: Reforce a necessidade de manter o foco atual ou o tópico em pauta. Conversar com a pessoa que insiste em contar suas histórias durante a pausa é também uma possibilidade para tentar mostrar que não é adequado usar o tempo da reunião para este fim. Hawkins também dá uma dica que pode funcionar: “olhar para o relógio. Use a urgência do tempo como motivo para encurtar as histórias”, escreve.

5 O desperdício de tempo

O que é: levantar questões que foram tratadas nos materiais entregues antes da reunião. 

Como lidar: lembre – educadamente - que as informações estão nos materiais e siga em frente. Você pode perguntar também de que maneira as colocações daquela pessoa podem ajudar o grupo a chegar a uma solução.

6 O competidor

O que é: competir com os outros para produzir a melhor ideia.

Como lidar: “Lembrar ao grupo que o brainstorming é um esporte de equipe e que todas as ideias são válidas”, indica o autor. Anotar os comentários dos profissionais mais competitivos e colocar na memória do grupo também é uma boa pedida. 

7 A pessoa que gosta de chamar a atenção

O que é: falar alto e o tempo todo, dominando a reunião.

Como lidar: Levantar-se e andar pela sala dando a entender que está caminhando em à pessoa e em seguida mudar o rumo para outra é a sugestão do autor do livro. Pedir que esse profissional seja o secretário da reunião pode solucionar o problema já que a função pede que a pessoa tome notas durante todo o tempo. A última abordagem sugerida por Hawkins é questionar essa pessoa na pausa ou depois. 

8 O palhaço

O que é: Fazer palhaçada, imitações, desagregar o trabalho do grupo. 

Como lidar: a pausa é o momento certo de conversar com o engraçadinho de plantão. Ele deve ser alertado sobre a possibilidade de precisar se retirar caso não seja solidário com o grupo e continue atrapalhando a reunião.

9 O ausente

O que é: sair da participação ativa da reunião.

Como lidar: Peça a opinião da pessoa sobre o assunto que está sendo discutido. Mas evite coloca-lo em uma situação chata, já que ele pode estar elaborando uma ideia para em seguida apresentar ao grupo, lembra o autor do livro. Se o caso foi de timidez, a dica é dividir em pequenos em grupos e juntar os tímidos. Quando perceber uma contribuição desta pessoa, elogie, indica Hawkins.

10 O opositor

O que é: negar, contestar, as ideias dos outros.

Como lidar: lembre ao “opositor” que uma das premissas do brainstorming é a separação entre o processo de criação de ideias o do de avaliação delas. Evite e estimule os outros a evitar linguagens destrutivas como, por exemplo: “isto está fora de cogitação”, ou “ isso jamais vai dar certo”. Hawkins sugere trocar essas frases por outras mais positivas como: “Como vamos testar sua ideia”, “como vamos fazer isso dar certo”. Veja no vídeo quais as manias que acabam com o brainstorm, segundo Gisela Kassoy:

11 O faz-tudo ou multitarefas

O que é: verificar chamadas ou emails no celular ou no tablete.

Como lidar: Se a regra de desligar dispositivos eletrônicos já tiver sido estabelecida, lembre a todos os presentes da importância do seu cumprimento. Mensagens, chamadas e emails podem ser verificados durante a pausa.

12 O detalhista

O que é: levantar ou guardar pequenos detalhes não relevantes para a questão.

Como lidar: “sugerir que os detalhes e as dúvidas sejam colocados à parte por enquanto ( na pauta temporária) e agendar um horario para tratar disso”, indica Hawkins.

13 O colateral

O que é :levantar novas questões não relacionadas com o foco atual.

Como lidar: Insira o problema na pauta temporária e sugira que seja abordado no fim da reunião, aconselha o autor. O tema pode ser adicionado à pauta da próxima reunião, de acordo com Hawkins.

Fonte : Revista Exame.com