As 13 piores atitudes em uma reunião e como lidar com elas
O que é: chegar
sempre atrasado às reuniões.
Como lidar: A
primeira sugestão do autor é começar na hora a reunião, sem esperar os
“atrasadinhos”. “Depois da reunião, perguntar reservadamente por que a pessoa
sempre se atrasa”, sugere Hawkins. Para quem costuma ser pontual, mas atrasou
desta vez, indicar a leitura das anotações do grupo é uma forma de ajudar a
pessoa a se atualizar sobre o que já foi debatido. Convocar quem tem o costume
de não respeitar o horário de início para ser o facilitador da próxima reunião
é uma alternativa para forçar a sua pontualidade, de acordo com o autor.
2 O disco
quebrado
O que é: o
costume de repetir pontos que já foram tratados
Como lidar: As
anotações do grupo durante a reunião são a principal arma contra esse
comportamento já que “provam” que o tema já foi tratado. Perguntar se há alguma
novidade a ser acrescentada é a indicação do autor que também sugere lembrar o
foco da reunião para evitar este tipo de atitude.
O que são:
Cochichos ou conversas em voz alta entre dois ou mais membros.
Como lidar: No livro
o autor afirma que as regras básicas de uma reunião devem ser estabelecidas
previamente e com o consentimento de todos. E uma das principais deve ser a
premissa de que apenas uma pessoa fala por vez. Portanto, conversas paralelas
pedem que se reforce a importância desta regra básica. Outra forma de acabar
com os ruídos é pedir que as pessoas compartilhem suas opiniões com todo o
grupo. Se nada der certo, o organizador pode andar entre os presentes na sala.
“Isso normalmente interrompe qualquer discussão”, indica.
4 As histórias dos tempos da guerra
O que são:
episódios contados que podem ou não ter relação com o assunto.
Como lidar: Reforce
a necessidade de manter o foco atual ou o tópico em pauta. Conversar com a
pessoa que insiste em contar suas histórias durante a pausa é também uma
possibilidade para tentar mostrar que não é adequado usar o tempo da reunião
para este fim. Hawkins também dá uma dica que pode funcionar: “olhar para o
relógio. Use a urgência do tempo como motivo para encurtar as histórias”,
escreve.
5 O desperdício de tempo
O que é: levantar
questões que foram tratadas nos materiais entregues antes da reunião.
Como lidar: lembre –
educadamente - que as informações estão nos materiais e siga em frente. Você
pode perguntar também de que maneira as colocações daquela pessoa podem ajudar
o grupo a chegar a uma solução.
6 O competidor
O que é: competir
com os outros para produzir a melhor ideia.
Como lidar: “Lembrar
ao grupo que o brainstorming é um esporte de equipe e que todas as ideias são
válidas”, indica o autor. Anotar os comentários dos profissionais mais
competitivos e colocar na memória do grupo também é uma boa pedida.
7 A pessoa que gosta de chamar a atenção
O que é: falar
alto e o tempo todo, dominando a reunião.
Como lidar:
Levantar-se e andar pela sala dando a entender que está caminhando em à pessoa
e em seguida mudar o rumo para outra é a sugestão do autor do livro. Pedir que
esse profissional seja o secretário da reunião pode solucionar o problema já
que a função pede que a pessoa tome notas durante todo o tempo. A última
abordagem sugerida por Hawkins é questionar essa pessoa na pausa ou
depois.
8 O palhaço
O que é: Fazer
palhaçada, imitações, desagregar o trabalho do grupo.
Como lidar: a pausa é o momento certo de conversar com o engraçadinho de
plantão. Ele deve ser alertado sobre a possibilidade de precisar se retirar
caso não seja solidário com o grupo e continue atrapalhando a reunião.
9 O ausente
O que é: sair da
participação ativa da reunião.
Como lidar: Peça a opinião da pessoa sobre o assunto que está sendo discutido.
Mas evite coloca-lo em uma situação chata, já que ele pode estar elaborando uma
ideia para em seguida apresentar ao grupo, lembra o autor do livro. Se o caso
foi de timidez, a dica é dividir em pequenos em grupos e juntar os tímidos.
Quando perceber uma contribuição desta pessoa, elogie, indica Hawkins.
10 O opositor
O que é: negar,
contestar, as ideias dos outros.
Como lidar: lembre
ao “opositor” que uma das premissas do brainstorming é a separação entre o
processo de criação de ideias o do de avaliação delas. Evite e estimule os
outros a evitar linguagens destrutivas como, por exemplo: “isto está fora de
cogitação”, ou “ isso jamais vai dar certo”. Hawkins sugere trocar essas frases
por outras mais positivas como: “Como vamos testar sua ideia”, “como vamos
fazer isso dar certo”. Veja no vídeo quais as manias que acabam com o
brainstorm, segundo Gisela Kassoy:
11 O faz-tudo ou multitarefas
O que é:
verificar chamadas ou emails no celular ou no tablete.
Como lidar: Se a
regra de desligar dispositivos eletrônicos já tiver sido estabelecida, lembre a
todos os presentes da importância do seu cumprimento. Mensagens, chamadas e
emails podem ser verificados durante a pausa.
12 O detalhista
O que é: levantar
ou guardar pequenos detalhes não relevantes para a questão.
Como lidar: “sugerir
que os detalhes e as dúvidas sejam colocados à parte por enquanto ( na pauta
temporária) e agendar um horario para tratar disso”, indica Hawkins.
13 O colateral
O que é :levantar novas questões não relacionadas com o foco atual.
Como lidar: Insira o
problema na pauta temporária e sugira que seja abordado no fim da reunião,
aconselha o autor. O tema pode ser adicionado à pauta da próxima reunião, de
acordo com Hawkins.
Fonte : Revista Exame.com
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